提到數據庫 (DB)，首先想到的當然是各種流行語，例如 SQL、Oracle、1C，或者至少是 Access。 當然，這些都是非常強大（而且大部分成本很高）的程序，可以自動化擁有大量數據的大型複雜公司的工作。 麻煩的是，有時根本不需要這種權力。 您的企業可能很小並且業務流程相對簡單，但您也希望將其自動化。 對於小公司來說，這通常是生存問題。
首先，讓我們制定 TOR。 在大多數情況下，用於會計的數據庫（例如，經典銷售）應該能夠：
- 保持 在表格中有關商品（價格）、已完成交易和客戶的信息，並將這些表格相互鏈接
- 有舒適 輸入表格 數據（帶有下拉列表等）
- 自動填寫一些數據 印刷表格 （付款、賬單等）
- 發出必要的 報告 從經理的角度控制整個業務流程
Microsoft Excel 可以輕鬆處理所有這些問題。 讓我們嘗試實現這一點。
Step 1. 表格形式的初始數據
我們將在三個表中存儲有關產品、銷售和客戶的信息（在同一張表上或在不同表上——沒關係）。 將它們變成具有自動大小的“智能表”非常重要，以免將來考慮。 這是通過命令完成的 格式化為表格 選項卡 首頁 （首頁——表格格式）. 在隨後出現的選項卡上 構造函數 （設計） 在字段中為表格提供描述性名稱 表名稱 供以後使用：
總的來說，我們應該得到三個“智能表”：
請注意，這些表格可能包含額外的澄清數據。 因此，例如，我們的 價錢包含有關每個產品的類別（產品組、包裝、重量等）的附加信息，以及表格 客戶端 — 他們每個人的城市和地區（地址、TIN、銀行詳細信息等）。
枱燈 銷售額 我們稍後將使用它來輸入已完成的交易。
步驟 2. 創建數據輸入表單
當然也可以直接在綠表中輸入銷售數據 銷售額，但這並不總是方便，並且由於“人為因素”而導致出現錯誤和拼寫錯誤。 因此，最好製作一個特殊的表格，以便在單獨的表格上輸入數據，如下所示：
在單元格 B3 中，要獲取更新的當前日期時間，請使用函數 TDATA （現在）. 如果不需要時間，那麼改為 TDATA 可以應用功能 今天 （今天）.
在單元格 B11 中，在智能表的第三列中找到所選產品的價格 價錢 使用函數 VPR （VLOOKUP）. 如果您以前沒有遇到過，請先閱讀並觀看此處的視頻。
在單元格 B7 中，我們需要一個包含價目表產品的下拉列表。 為此，您可以使用命令 數據——數據驗證 （數據——驗證）, 指定為約束 名單 （列表） 然後在字段中輸入 資源 （資源） 鏈接到列 姓名 從我們的智能表 價錢:
同樣，創建了一個包含客戶端的下拉列表，但來源會更窄：
=間接（“客戶[客戶]”）
功能 間接 （間接） 在這種情況下，需要使用 Excel，因為遺憾的是，Excel 不理解源字段中指向智能表的直接鏈接。 但是同一個鏈接“包裝”在一個函數中 間接 同時，它也非常好用（有關此內容的更多信息，請參見有關創建包含內容的下拉列表的文章）。
步驟 3. 添加銷售條目宏
填寫完表格後，需要將輸入的數據添加到表格末尾 銷售額. 使用簡單的鏈接，我們將在表單正下方形成一條要添加的行：
那些。 單元格 A20 將有一個指向 =B3 的鏈接，單元格 B20 將有一個指向 =B7 的鏈接，依此類推。
現在讓我們添加一個 2 行基本宏，它複製生成的字符串並將其添加到 Sales 表中。 為此，請按組合 Alt + F11鍵 或按鈕 Visual Basic中 選項卡 開發人員 （開發商）. 如果此選項卡不可見，請先在設置中啟用它 文件 - 選項 - 功能區設置 （文件——選項——自定義功能區）. 在打開的 Visual Basic 編輯器窗口中，通過菜單插入一個新的空模塊 插入 - 模塊 並在那裡輸入我們的宏代碼：
Sub Add_Sell() Worksheets("Input Form").Range("A20:E20").Copy '從表格中復制數據行 n = Worksheets("Sales").Range("A100000").End(xlUp) . Row '確定表中最後一行的編號。 Sales Worksheets("Sales").Cells(n + 1, 1).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues '粘貼到下一個空行 Worksheets("Input Form").Range("B5,B7,B9"). ClearContents '清除結束子表單 現在我們可以在表單中添加一個按鈕來使用下拉列表運行創建的宏 插入 選項卡 開發人員 （開發者——插入——按鈕）:
繪製完成後，按住鼠標左鍵，Excel 會詢問您需要為其分配哪個宏 – 選擇我們的宏 添加_銷售. 您可以通過右鍵單擊按鈕並選擇命令來更改按鈕上的文本 更改文本.
現在，填寫表格後，您只需點擊我們的按鈕，輸入的數據就會自動添加到表格中 銷售額，然後清除表格以輸入新交易。
步驟 4 鏈接表
在構建報告之前，讓我們將表格鏈接在一起，以便稍後我們可以快速計算按地區、客戶或類別的銷售額。 在舊版本的 Excel 中，這需要使用多個函數。 VPR （VLOOKUP） 用於將價格、類別、客戶、城市等替換到表格中 銷售額. 這需要我們付出時間和精力，也“吃掉”了很多 Excel 資源。 從 Excel 2013 開始，通過設置表之間的關係，一切都可以更簡單地實現。
為此，在選項卡上 數據 （日期） 點擊 關係 （關係）. 在出現的窗口中，單擊按鈕 創建 （新） 並從下拉列表中選擇它們應該關聯的表和列名：
重要的一點：必須按此順序指定表，即鏈接表（價錢) 不得包含在鍵列中 (姓名) 重複的產品，因為它發生在表中 銷售額. 換句話說，關聯表必須是您可以在其中搜索數據的表 VPR如果它被使用。
當然，表的連接方式也類似 銷售額 帶桌子 客戶端 按共同列 客戶:
建立鏈接後，可以關閉鏈接管理窗口； 您不必重複此過程。
第 5 步：我們使用摘要構建報告
現在，為了分析銷售和跟踪流程的動態，讓我們創建，例如，使用數據透視表的某種報告。 將活動單元格設置為表格 銷售額 並選擇功能區上的選項卡 插入 - 數據透視表 （插入 - 數據透視表）. 在打開的窗口中，Excel 會詢問我們有關數據源（即表格 銷售額) 和上傳報告的地方（最好在新表上）：
關鍵是必須啟用複選框 將此數據添加到數據模型 （將數據添加到數據模型） 在窗口底部，以便 Excel 了解我們不僅要在當前表上構建報表，還要使用所有關係。
點擊後 OK 一個面板將出現在窗口的右半部分 數據透視表字段在哪裡點擊鏈接 全部不僅可以查看當前的表，還可以同時查看書中的所有“智能表”。 然後，就像在經典的數據透視表中一樣，您可以簡單地將我們需要的字段從任何相關表中拖到該區域中 篩選, 行, 斯托爾布佐夫 or 價值觀 – Excel 將立即在工作表上構建我們需要的任何報告：
不要忘記通過右鍵單擊數據透視表並選擇命令來定期更新數據透視表（當源數據更改時） 更新並保存 （刷新），因為它不能自動完成。
此外，通過選擇摘要中的任何單元格並按下按鈕 樞軸圖表 （數據透視圖） 選項卡 分析 （分析） or 參數 （選項） 您可以快速可視化其中計算的結果。
第 6 步。填寫可打印文件
任何數據庫的另一個典型任務是自動填寫各種打印表格和表格（發票、發票、法案等）。 我已經寫過其中一種方法來做到這一點。 這裡我們實現，例如按賬號填表：
假設在單元格 C2 中用戶將輸入一個數字（表格中的行號 銷售額，其實），然後使用我們已經熟悉的函數拉起我們需要的數據 VPR （VLOOKUP） 和功能 INDEX （指數）.
- 如何使用 VLOOKUP 函數查找和查找值
- 如何用 INDEX 和 MATCH 函數替換 VLOOKUP
- 使用表格中的數據自動填寫表格和表格
- 使用數據透視表創建報表