早上，您需要寫一份任務清單，確定優先級……僅此而已，我們可以保證一天成功嗎？ 抱歉不行。 畢竟，我們並不總是明白如何區分主要與次要、重要與緊急。 我們也很難集中註意力。 商業教練告訴如何解決它。
“不幸的是，我設法將我的優先事項放在首位的情況是常態，而不是例外。 我試著計劃一天的任務，強調主要的事情，但在一天結束時，我感到完全筋疲力盡，因為我被電話、小額營業額和會議分心。 最重要的任務繼續推遲，一年的宏偉計劃仍然寫在紙上。 你能做些什麼來幫助自己？» 27 歲的奧爾加問道。
我經常在管理有效性培訓中遇到類似的要求。 客戶認為他們的問題的主要原因是缺乏優先級。 但實際上他們是，只是一個人不是很專注於他們。
解決這個問題的第一步是選擇正確的工具來提高你的注意力。 它應該完全符合您的個人特徵：您必須考慮到您的工作條件和居住地。
首先，您可以使用幾種長期以來被認為有效的流行方法。 我嘗試將它們推薦給我們剛開始合作的客戶。
第一種方法：了解評估標準
首先，回答這個問題：當您確定優先級時，您使用什麼標準？ 最常見的答案是“緊迫性”標準。 有了它，所有案件都會根據截止日期排成一排。 只有在那之後，我們才將新任務構建到生成的“虛擬構造函數”中，將那些可以稍後完成的任務移到很遠的位置。
這種方法的缺點是什麼？ 今天的優先事項清單不僅應包括明天將失去相關性的事項，即緊急事項，還應包括我們抽像地稱為“重要”的事項。 這就是推動我們實現目標的原因，或者是消除實現目標的嚴重障礙的原因。
在這裡，許多人犯了替換標準的錯誤。 簡而言之，這可以表述為：“這是非常緊急的，因為它非常重要！” “這很重要，因為截止日期是明天！” 但是，如果您當天的優先事項清單不包含導致實現對您重要的目標的任務，您需要仔細分析您的待辦事項清單。
您需要決定使用什麼標準來確定任務的“緊迫性”和“重要性”，以及是否混合了這兩個概念。
第二種方法：確定三類優先事項
如您所知，規劃視野是不同的。 如果我們正在考慮一天的計劃範圍，那麼最好按照以下方式進行：
- 為一天設定一個首要任務。 這是您今天將花費最多時間和精力的任務；
- 找出你今天將花費最少時間和精力的三到四件事。 最好寫下您計劃在特定案件上花費多少時間（五分鐘、十分鐘）。 這將成為您的“最後優先事項”列表。
- 第三類就是所謂的“剩餘原則案例”。 如果他們有空閒時間，他們將完成。 但如果它們仍未實現，它不會影響任何事情。
在這裡，我們面臨一個問題：“如何不把最大的精力花在“最後的優先”上，而不自覺地把“主要”的放在一邊？ 第三種方法將有助於回答它。
第三種方法：使用慢速模式
我們將大部分工作時間都花在“快速時間”模式中。 我們必須參與日常流程並處理大量信息。
“慢時間”是停止例行“在輪子裡跑”的最有效方法。 這是有意識地審視自己，也是尋找問題答案的起點：“我在做什麼？ 做什麼的？ 我沒有做什麼，為什麼？
要使此方法發揮最佳效果，請遵循以下三個準則：
- 在你的日常生活中加入某種儀式。 這應該是一整天的重複活動，會讓您進入“慢時間”模式。 可以是茶歇，也可以是定期深蹲。 儀式不應超過 5 分鐘，讓您獨處。 而且，當然，給你帶來快樂和快樂——然後你不會推遲到明天。
- 請記住，«慢時間»不僅是享受的時間，也是提高您對«快時間»模式的滿意度的機會。 並問自己三個問題：“我今天應該取得什麼結果？”，“我需要朝著這個結果邁出的下一步是什麼？”，“是什麼讓我分心，如何不分心？” 這些問題將幫助您牢記主要目標。 計劃接下來的小步驟將是防止拖延的極好方法。
- 每天使用慢速模式兩到四次。 受外界因素影響的次數越多、越強，越應該切換到這種模式。 每個會話三個問題和幾分鐘就足夠了。 主要標準是它應該給你帶來快樂。 但請記住：每天使用該技術的次數少於一次，這根本不是練習它。