在 Excel 中啟用、禁用和配置自動更正

在 Excel 電子表格中工作時，尤其是當您必須處理大量數據時，可能會出現錯誤，例如拼寫錯誤。 此外，一些用戶由於不知道如何查找和使用特殊字符，決定將它們替換為更易於理解和易於訪問的字符。 例如，而不是標誌 “ — – 普通字母 “和”, 或者取而代之 “$” - 簡單地 “S”. 然而，多虧了一個特殊的工具 “自動更正” 這樣的事情會自動更正。

什麼是自動更正

Excel 在它的內存中保存了一個可以犯的常見錯誤列表。 當用戶從該列表中輸入錯誤時，程序會自動將其替換為正確的值。 這正是需要的 自動更正，這就是它的工作原理。

此工具可糾正以下主要類型的錯誤：

• 一個單詞中有兩個連續的大寫字母
• 用小寫字母開始一個新句子
• 由於啟用 Caps Lock 導致的錯誤
• 其他典型的錯別字和錯誤

啟用和禁用自動更正

在程序中，此功能最初是啟用的，但在某些情況下需要禁用它（永久或臨時）。 假設我們需要在某些單詞中特別出錯或使用程序識別為錯誤的字符並替換它們，儘管我們不希望這樣。 如果您將自動更正固定的字符更改為我們需要的字符，該功能將不會再次執行替換。 這種方法當然適用於孤立的情況。 否則，為了節省時間和精力，最好的解決方案是禁用該功能 “自動更正”.

1. 進入菜單 “文件”.
2. 在左側的側邊菜單中，轉到 “參數”.
3. 在打開的設置窗口中，單擊小節 “拼寫”. 在窗口右側，單擊按鈕 “自動更正選項”。
4. 屏幕上將顯示一個帶有功能設置的窗口。 取消選中選項旁邊的框 “鍵入時替換”，然後單擊 OK.
5. 程序將帶我們返回到帶有參數的主窗口，我們再次按下按鈕 OK.

注意： 要重新激活該功能，請將復選標記返回到它的位置，然後按下按鈕保存更改 OK.

日期自動更正和可能的問題

有時會發生在輸入帶點的數字時，程序會更正它的日期。 假設我們輸入了一個數字 3.19 到一個空單元格。

我們按下鍵後 回車， 獲取月份和年份形式的數據。

我們需要保存我們在單元格中輸入的原始數據。 在這種情況下，無需停用自動更正。 這是我們所做的：

1. 首先，選擇我們要在其中以帶點的數字形式添加必要信息的單元格範圍。 然後在標籤中 “家” 轉到工具部分 “數字”，我們點擊當前單元格格式選項。
2. 在下拉列表中，選擇項目 “文本”.
3. 現在我們可以安全地將數據以帶點的數字形式輸入到單元格中。注意： 您需要記住，文本格式的單元格中的數字不能參與計算，因為程序以不同的方式感知它們，最終結果會被扭曲。

編輯自動更正字典

正如我們前面提到的，自動更正的目的是幫助糾正錯誤或拼寫錯誤。 該程序最初提供了一個用於替換的匹配單詞和符號的標準列表，但是，用戶有機會添加自己的選項。

1. 在上述步驟的指導下，我們再次使用自動更正參數進入窗口（菜單 “文件” - 部分 “參數” – 小節 “拼寫” –按鈕 “自動更正選項”).
2. 在 “代替” 我們寫一個符號（單詞），程序會進一步將其識別為錯誤。 現場 “上” 指定要用作替換的值。 準備好後，按下按鈕 “加”.
3. 因此，我們可以將我們犯的所有最常見的拼寫錯誤和錯誤（如果它們不在原始列表中）添加到這本詞典中，以免浪費時間進行進一步的更正。

用數學符號自動替換

轉到自動更正選項中的同名選項卡。 在這裡，我們將找到一個值列表，這些值將被程序用數學符號替換。 當您需要輸入不在鍵盤上的字符時，此選項非常有用。 例如，輸入字符 “α”（阿爾法）, 輸入就足夠了 “α”，之後程序將給定的值替換為所需的字符。 其他字符的輸入方式相同。

此外，您可以將選項添加到此列表中。

從自動更正中刪除組合

要從自動更正列表中刪除不必要的單詞或符號組合，只需單擊鼠標選擇它，然後按下按鈕 “刪除”.

此外，通過突出顯示某個匹配項，而不是刪除它，您可以簡單地調整其中一個字段。

設置自動替換的主要參數

主要參數包括可以在選項卡中進行的所有設置 “自動更正”. 以下選項最初在程序中被激活：

• 更正單詞開頭的兩個大寫（大寫）字母；
• 將句子的第一個字母大寫；
• 大寫星期幾；
• 消除誤按鍵引起的錯誤 大寫鎖定鍵.

要停用這些選項，只需取消選中它們旁邊的框，然後單擊按鈕 OK 保存更改。

處理異常

該程序有一個特殊的字典，用於存儲自動更正不起作用的單詞和符號，即使啟用了此功能並且在主要參數中有必要的匹配。

要訪問該詞典，請單擊按鈕 “例外”.

出現的窗口有兩個選項卡：

第一個字母

• 這是一個後跟符號的單詞列表 “觀點” (“。”) 不應被程序解釋為句子的結尾，這意味著下一個單詞將以小寫字母開頭。 基本上，這適用於各種縮寫，例如，kg.、g.、rub.、cop。 等等
• 在上面的字段中，我們可以輸入我們的值，點擊相應的按鈕後會被添加到排除列表中。
• 此外，通過從列表中選擇某個值，您可以編輯或刪除它。

兩個大寫字母

此選項卡中列表的值，類似於選項卡中的列表 “第一封信”, 不會受到自動更正的影響。 在這裡，我們還可以添加、修改或刪除新元素。

結論

感謝功能 “自動更正” 在 Excel 中的工作顯著加快，因為該程序會自動更正用戶的隨機拼寫錯誤和錯誤。 在處理大量數據時，此工具特別有用。 因此，在這種情況下，能夠正確使用和配置自動更正參數非常重要。