如果讓您說出 Microsoft Excel 中三個最重要的組件，您會說出哪些？ 最有可能的是輸入數據的工作表、用於執行計算的公式以及可以用圖形表示不同性質的數據的圖表。
我相信每個 Excel 用戶都知道圖表是什麼以及如何創建它。 然而，有一種圖表對許多人來說是默默無聞的—— 甘特圖. 本快速指南將解釋甘特圖的主要功能，告訴您如何在 Excel 中製作簡單的甘特圖，告訴您在哪裡下載高級甘特圖模板，以及如何使用項目管理在線服務創建甘特圖。
什麼是甘特圖？
甘特圖 以美國工程師和管理顧問亨利甘特命名，他在 1910 年提出了該圖表。Excel 中的甘特圖將項目或任務表示為水平條形圖的級聯。 甘特圖顯示了項目的分解結構（開始和完成日期，項目內任務之間的各種關係），因此有助於及時控制任務的執行並根據預期的基準。
如何在 Excel 2010、2007 和 2013 中創建甘特圖
不幸的是，Microsoft Excel 不提供內置的甘特圖模板。 但是，您可以使用條形圖功能和一些格式快速自己創建一個。
仔細按照這些步驟操作，創建一個簡單的甘特圖不會超過 3 分鐘。 在我們的示例中，我們在 Excel 2010 中創建甘特圖，但同樣可以在 Excel 2007 和 2013 中完成。
步驟 1. 創建項目表
首先，我們將項目數據輸入到 Excel 表中。 將每個任務寫在單獨的行上，並通過指定來構建項目分解計劃 開始日期 （開始日期）， 畢業 （結束日期）和 為期 （工期），即完成任務所需的天數。
小提示: 創建甘特圖只需要列 開始日期 и 時間長度. 但是，如果您還創建一個列 結束日期， 那麼您可以使用一個簡單的公式來計算任務的持續時間，如下圖所示：
步驟 2. 基於“開始日期”列數據庫構建常規 Excel 條形圖
通過創建一個簡單的 Excel 開始在 Excel 中構建甘特圖 堆積條形圖:
- 突出顯示範圍 開始日期 連同列標題，在我們的示例中是 B1：B11. 必須只選擇帶有數據的單元格，而不是工作表的整個列。
- 在高級選項卡上 插入 （插入）在圖表下，單擊 插入條形圖 （酒吧）。
- 在打開的菜單中，在組中 統治 （二維條形圖）單擊 規則堆疊 （堆積條）。
因此，以下圖表應出現在工作表上：
注意： 創建甘特圖的其他一些說明建議您首先創建一個空條形圖，然後用數據填充它，正如我們將在下一步中所做的那樣。 但我認為顯示的方法更好，因為 Microsoft Excel 會自動添加一行數據，這樣我們會節省一些時間。
第 3 步：將持續時間數據添加到圖表中
接下來，我們需要在未來的甘特圖中再添加一個數據系列。
- 右鍵單擊圖表中的任意位置，然後在上下文菜單中單擊 選擇數據 （選擇數據）。將打開一個對話框 選擇數據源 （選擇數據源）。 如下圖可以看到，列數據 開始日期 已添加到該字段 圖例項（行） （圖例條目（系列）。現在您需要在此處添加列數據 時間長度.
- 按 加入 （添加）選擇要在甘特圖上顯示的附加數據（持續時間）。
- 在打開的窗口中 換行 （編輯系列）這樣做：
- 在 行名 （系列名稱）輸入“持續時間”或您希望的任何其他名稱。 或者您可以將光標放在此字段中，然後單擊表格中相應列的標題——單擊的標題將添加為甘特圖的系列名稱。
- 單擊字段旁邊的範圍選擇圖標 價值 （系列值）。
- 對話窗口 換行 （編輯系列）將減少。 突出顯示列中的數據 時間長度通過單擊第一個單元格（在我們的例子中是 D2) 並向下拖動到最後一個數據單元格 (D11）。 確保您不會意外選擇標題或某個空單元格。
- 再次按範圍選擇圖標。 對話窗口 換行 （編輯系列）將再次展開並出現字段 行名 （系列名稱）è 價值 （系列值）。 單擊確定。
- 我們將再次回到窗口 選擇數據源 （選擇數據源）。 現在在現場 圖例項（行） （傳奇詞條（系列）我們看到了一個系列 開始日期 和一個數字 時間長度。 只需點擊 OK，數據將添加到圖表中。
該圖應如下所示：
第 4 步：將任務描述添加到甘特圖
現在您需要在圖表的左側顯示任務列表而不是數字。
- 右鍵單擊繪圖區域中的任意位置（帶有藍色和橙色條紋的區域），然後在出現的菜單中單擊 選擇數據 （選擇數據）重新出現對話框 選擇數據源 （選擇數據源）。
- 在對話框左側區域，選擇 開始日期 然後點擊 更改 （編輯）在標題為窗口的右側區域 水平軸標籤（類別） （水平（類別）軸標籤）。
- 將打開一個小對話框 軸標籤 （軸標籤）。 現在您需要以與上一步中我們選擇任務持續時間（Durations 列）的數據相同的方式選擇任務——單擊範圍選擇圖標，然後單擊表中的第一個任務並用鼠標拖動選擇直到最後一個任務。 請記住，不應突出顯示列標題。 完成後，再次單擊範圍選擇圖標以彈出對話框。
- 雙擊 OK關閉所有對話框。
- 刪除圖表圖例 - 右鍵單擊它並在上下文菜單中單擊 清除 （刪除）。
此時，甘特圖的左側應該有任務描述，看起來像這樣：
第 5 步：將條形圖轉換為甘特圖
在這個階段，我們的圖表仍然是堆積條形圖。 為了使它看起來像甘特圖，您需要正確格式化它。 我們的任務是刪除藍線，以便只有代表項目任務的圖表的橙色部分保持可見。 從技術上講，我們不會刪除藍線，我們只會讓它們透明，因此不可見。
- 單擊甘特圖上的任意一條藍線，它們都會被選中。 右鍵單擊選擇，然後在上下文菜單中單擊 數據系列格式 （格式化數據系列）。
- 在出現的對話框中，執行以下操作：
- 在節 填 （填充）選擇 沒有填充 （無填充）。
- 在節 邊界 （邊框顏色）選擇 沒有線條 （沒有線）。
注意： 不要關閉此對話框，您將在下一步中再次使用它。
- 我們在 Excel 中構建的甘特圖上的任務順序是相反的。 我們稍後會解決這個問題。 單擊甘特圖左側的任務列表以突出顯示類別軸。 將打開一個對話框 軸格式 （格式軸）。 在章節中 軸參數 （軸選項）選中該框 反轉類別的順序 （類別以相反的順序），然後關閉窗口以保存您的更改。由於我們剛剛所做的更改：
- 甘特圖上的任務順序正確。
- 橫軸上的日期從圖表的底部移動到了頂部。
該圖表變得類似於常規甘特圖，對嗎？ 例如，我的甘特圖現在看起來像這樣：
步驟 6. 在 Excel 中自定義甘特圖設計
甘特圖已經成型，但您可以添加更多的收尾工作，使其真正時尚。
1.去掉甘特圖左側的空白處
在構建甘特圖時，我們在圖表的開頭插入了藍色條以顯示開始日期。 現在可以移除保留在其位置上的空白，並且可以將任務條移到左側，更靠近垂直軸。
- 右鍵單擊第一列值 開始日期 在包含源數據的表中，在上下文菜單中選擇 單元格格式 > 聯繫電話 > 總 （格式單元格>數字>常規）。 記住您在該字段中看到的數字 樣本 (Sample) 是日期的數字表示。 就我而言，這個數字 41730. 如您所知，Excel 將日期存儲為等於天數的數字 日期為 1 年 1900 月 XNUMX 日 在此日期之前（其中 1 年 1900 月 1 日 = XNUMX）。 您無需在此處進行任何更改，只需單擊 消除 （取消）。
- 在甘特圖上，單擊圖表上方的任何日期。 單擊將選擇所有日期，然後右鍵單擊它們並在上下文菜單中單擊 軸格式 （格式軸）。
- 在菜單上 參數 軸 （軸選項）更改選項 最低限度 （最低）開 聯繫電話 （固定）並輸入您在上一步中記住的數字。
2.調整甘特圖軸上的日期數量
在這裡，在對話框中 軸格式 (Format Axis) 上一步打開的，更改參數 主要部門 （大聯合）и 中間部門 （次要單位）的 聯繫電話 （固定）並為軸上的間隔輸入所需的值。 通常，項目中任務的時間範圍越短，時間軸上需要的劃分步長就越小。 例如，如果要顯示每隔一個日期，則輸入 2 對於參數 主要部門 （主要單位）。 我做了什麼設置——你可以在下圖中看到：
小提示: 玩弄設置，直到獲得所需的結果。 不要害怕做錯事，您始終可以通過將選項設置為 自動 （自動）在 Excel 2010 和 2007 中或通過單擊 重設 （重置）在 Excel 2013 中。
3.去除條紋之間多餘的空白空間
將圖表上的任務欄排列得更緊湊，甘特圖會更好看。
- 通過用鼠標左鍵單擊其中一個來選擇圖形的橙色條，然後右鍵單擊它並在出現的菜單中單擊 數據系列格式 （格式化數據系列）。
- 在對話框中 數據系列格式 （格式化數據系列）將參數設置為 重疊行 （系列重疊）值 100%（滑塊一直向右移動），並用於參數 側面間隙 （間隙寬度）值 0% 或幾乎 0%（一直或幾乎一直向左滑動）。
這是我們努力的結果——一個簡單但非常準確的 Excel 甘特圖：
請記住，以這種方式創建的 Excel 圖表非常接近真實的甘特圖，同時保留了 Excel 圖表的所有便利性：
- Excel 中的甘特圖將在添加或刪除任務時調整大小。
- 更改任務的開始日期（開始日期）或其持續時間（持續時間），計劃將立即自動反映所做的更改。
- 在 Excel 中創建的甘特圖可以保存為圖像或轉換為 HTML 格式並發佈在 Internet 上。
忠告：
- 通過更改填充選項、邊框、陰影甚至使用 3D 效果來自定義甘特圖的外觀。 所有這些選項都在對話框中可用。 數據系列格式 （格式化數據系列）。 要調用此窗口，請右鍵單擊圖表繪製區域中的圖表欄，然後在上下文菜單中單擊 數據系列格式 （格式化數據系列）。
- 如果創建的設計風格令人賞心悅目，那麼這樣的甘特圖可以作為模板保存在 Excel 中，以備日後使用。 為此，請單擊圖表，打開選項卡 構造函數 （設計）和印刷 另存為模板 （另存為模板）。
下載樣本甘特圖
Excel中的甘特圖模板
如您所見，在 Excel 中構建簡單的甘特圖一點也不難。 但是，如果需要更複雜的甘特圖，其中的任務陰影取決於其完成的百分比，並且項目里程碑由垂直線表示，該怎麼辦？ 當然，如果你是我們尊敬地稱為Excel Guru的那些稀有而神秘的生物之一，那麼你可以嘗試自己製作這樣的圖表。
但是，在 Excel 中使用預製的甘特圖模板會更快、更容易。 下面簡要概述了各種 Microsoft Excel 版本的幾個項目管理甘特圖模板。
Microsoft Excel 2013 甘特圖模板
這個 Excel 的甘特圖模板被稱為 項目規劃師 （甘特圖項目規劃師）。 它旨在根據各種指標跟踪項目進度，例如 計劃開始 （計劃開始） 實際開始 （實際開始）， 計劃持續時間 （計劃持續時間） 實際持續時間 （實際持續時間），以及 完成百分比 （完成百分比）。
在 Excel 2013 中，此模板在選項卡上可用 文件 （文件）在窗口中 創建 （新的）。 如果此部分中沒有模板，您可以從 Microsoft 網站下載。 使用此模板不需要額外的知識 - 單擊它並開始使用。
在線模板圖表 Ganta
Smartsheet.com 提供交互式在線甘特圖生成器。 此甘特圖模板與上一個模板一樣簡單易用。 該服務提供 30 天免費試用，因此請隨時使用您的 Google 帳戶註冊並立即開始創建您的第一個甘特圖。
過程很簡單：在左邊的表格中，輸入你的項目的詳細信息，隨著表格的填寫，右邊的甘特圖就生成了。
用於 Excel、Google 表格和 OpenOffice Calc 的甘特圖模板
在 vertex42.com，您可以找到適用於 Excel 2003、2007、2010 和 2013 的免費甘特圖模板，這些模板也適用於 OpenOffice Calc 和 Google 表格。 您可以像使用任何常規 Excel 電子表格一樣使用這些模板。 只需輸入每個任務的開始日期和持續時間，然後在列中輸入完成百分比 ％完成. 要更改甘特圖區域中顯示的日期範圍，請移動滾動條上的滑塊。
最後，Excel 中的另一個甘特圖模板供您考慮。
項目經理甘特圖模板
Professionalexcel.com 上提供了另一個免費的甘特圖模板，稱為“項目經理甘特圖”。 在此模板中，可以選擇視圖（每日或標準每週），具體取決於跟踪任務的持續時間。
我希望至少有一個建議的甘特圖模板能滿足您的需求。 如果沒有，您可以在 Internet 上找到各種不同的甘特圖模板。
現在您知道了甘特圖的主要特點，您可以繼續學習它並學習如何在 Excel 中創建自己的複雜甘特圖，讓您的老闆和所有同事都大吃一驚🙂