在使用電子表格時，許多用戶在處理大量信息時會在計算中出現各種錯誤或拼寫錯誤。 此外，有些人不知道如何正確添加特殊字符，而改用其他與工作無關的字符。 該程序具有稱為“自動更正”的特殊功能，可讓您自動更正不正確的數據輸入。
什麼是“自動更正”
Excel 電子表格處理器在其自己的內存中存儲用戶在處理表格信息時所犯的各種錯誤。 如果用戶犯了任何錯誤，程序會自動將其更正為正確的值。 這一切都歸功於自動更正工具。 自動替換功能更正了以下類型的錯誤：
- 由於包含的 Caps Lock 導致的錯誤；
- 開始用小寫字母輸入一個新句子；
- 一個單詞中連續兩個大寫字母；
- 用戶犯的其他常見錯誤和拼寫錯誤。
安置地點
請注意，自動替換和查找和替換工具是兩個完全不同的選項。 在第一個工具中，電子表格獨立分析鍵入的文本並實現替換，在第二個工具中，所有操作都由在電子表格中工作的用戶執行。
替換短語的整個列表位於 Excel 設置中。 要查看此值表，請執行以下簡單步驟：
- 我們點擊位於界面左上角的大按鈕，然後點擊“設置”元素。
- 在出現的窗口中，單擊“拼寫”行並移至設置菜單以進行自動替換。
- 在屏幕上出現的新窗口中，您可以查看函數參數。 還有一個替換字符或單詞的示例表。
請注意，此功能的位置在所有版本中都是相同的，僅在某些情況下，通過單擊“文件”元素開始訪問參數。
內容搜索
讓我們仔細看看如何在文檔中搜索內容。 演練：
- 轉到“編輯”部分，然後單擊“查找”按鈕。 您可以通過按組合鍵“Ctrl + F”進入此窗口。
- 在“查找”行中，您必須輸入要在文檔中查找的值。 輸入數據後，單擊“查找下一個”。 在窗口中，“選項”部分中還有各種其他搜索過濾器。
應該理解，如果單擊“查找下一個”按鈕，程序將顯示最接近輸入的短語並顯示在文檔中。 使用“查找全部”功能可以顯示文檔中的所有搜索值。
樣品更換
經常發生的情況是，用戶不僅需要在文檔中找到一個短語，還需要將其替換為其他數據。 執行此功能的分步指南：
- 轉到如上所述的搜索框。
- 現在我們轉到名為“替換”的部分。
- 有一個新行“替換為”。 在“查找”行中，我們輸入用於搜索的短語，在“替換為”行中，我們輸入要替換找到的片段的值。 通過移動到“選項”部分，您可以應用各種搜索過濾器來加快處理信息的速度。
啟用和禁用自動更正
默認情況下，電子表格中的自動替換功能處於啟用狀態。 在某些情況下，需要將其關閉，以便在輸入信息時，程序不會將某些字符視為錯誤。 禁用自動替換的分步指南：
- 轉到“文件”部分。
- 在左側元素列表中，選擇“設置”。
- 在出現的選項窗口中，選擇“拼寫”部分。 接下來，單擊自動更正選項。
- 出現一個帶有參數設置的新窗口。 在這裡，您需要取消選中“鍵入時替換”旁邊的框，然後單擊“確定”。
- 電子表格會將用戶帶到上一個窗口，您必須在其中再次單擊“確定”。
注意！ 要重新啟用該功能，您需要返回“鍵入時替換”銘文旁邊的複選標記，然後單擊“確定”。
日期自動更正和可能的問題
有時，用戶使用點驅動輸入數字信息，電子表格處理器會獨立地將其更改為日期。 要將原始信息保存在單元格中而不進行任何更改，您必須執行以下簡單步驟：
- 我們選擇了一系列單元格，我們計劃在其中輸入帶點的數字信息。 轉到“主頁”部分，然後移至“數字”選項卡。 單擊當前單元格格式變體。
- 一個包含各種格式的小清單已經公佈。 點擊“文字”。
- 操作後，您可以使用點將數據輸入到單元格中。
重要的是要了解具有文本格式的單元格中的數字信息不會被程序作為數字處理。
使用數學符號自動更正
現在讓我們看看用數學符號自動替換的過程是如何執行的。 首先，您需要轉到“自動更正”窗口，然後轉到“使用數學符號自動更正”部分。 由於鍵盤上沒有許多數學符號，因此此功能非常方便且有用。 例如，為了在單元格中顯示角度的圖像，您只需要輸入角度命令。
現有的數學列表可以用自己的值進行補充。 為此，請在第一個字段中輸入您的命令，並在第二個字段中輸入此命令時將顯示的字符。 最後，單擊“添加”按鈕，然後單擊“確定”。
編輯自動更正字典
自動替換的主要任務是糾正用戶輸入的信息中的拼寫錯誤和錯誤。 電子表格處理器中集成了一個特殊字典，其中包含用於自動替換的單詞和符號列表。 您可以將自己的唯一值添加到此字典中，這將大大簡化電子表格處理器的工作。 演練：
- 我們使用上述技術移動到帶有自動替換參數的窗口。
- 在“替換”行中，您必須輸入一個字符或單詞，電子表格處理器將來會將其視為錯誤。 在“開”行中，您需要輸入將用作替換所犯錯誤的值。 輸入所有必要信息後，單擊“添加”。
- 同樣，您可以從字典中添加自己的值，這樣您以後就不會浪費時間更正它們了。
要從自動替換列表中刪除不需要的值，您只需選擇一個不需要的組合，然後單擊“刪除”。 通過選擇一個值，您不僅可以刪除它，還可以對其進行編輯。
設置主要的自動更正選項
主要特徵包括位於“自動更正”部分的所有參數。 默認情況下，電子表格包括圖像中顯示的校正類型：
要關閉任何參數，您只需取消選中它旁邊的框，然後，保存輸入的更改，單擊“確定”。
處理異常
電子表格有一個特殊的異常字典，允許您確保自動替換不會應用於此字典中包含的值。 使用字典的分步指南：
- 在“自動更正”框中，單擊“例外”。
- 這裡有兩個部分。 第一部分是“第一封信”。 本節描述了程序不會將“句號”視為句子結尾的所有值。 換句話說，輸入句號後，下一個單詞將以小寫字母開頭。 要添加您自己的值，您需要在第一行輸入一個新詞，然後單擊“添加”。 如果您從列表中選擇任何指標，您可以對其進行調整或刪除。
- 第二部分是“兩個首都”。 在這裡，與上一個選項卡一樣，您可以添加自己的值，也可以編輯和刪除它們。
Excel 版本差異
以上所有指南均適用於 2007、2010、2013 和 2019 電子表格處理器。 在 2003 編輯器中，設置自動替換的過程以不同的方式完成，關鍵元素位於完全不同的位置。 演練：
- 點擊“服務”部分。
- 單擊“設置”元素。
- 移動到拼寫選項卡。
- 設置自動替換有三個選項。
- 要更改自動替換，請單擊“自動更正選項”元素。
- 一個熟悉的窗口出現。 沒有設置數學符號，因為絕對所有參數都位於一個位置。 我們進行所有必要的轉換，然後單擊“確定”按鈕。
視頻教學
如果以上所有說明還不夠，那麼您可以觀看以下視頻：
它講述了手冊的所有其他細微差別。 觀看視頻後，您將了解許多其他信息，這些信息將使您能夠解決在電子表格中使用自動替換時遇到的所有問題。
結論
自動替換功能使您可以顯著加快處理表格信息的過程。 該工具在處理大量信息時最為有效。 能夠正確使用和配置這個有用的功能非常重要。